Fordele ved en digitaliseret rekrutterings- og onboardingproces

En af de mange efterfølgere på Corona-pandemien er en mere digitaliseret hverdag. I store dele af verden indførte man hurtigt værktøjer, der muliggjorde work-from-home eller fjernarbejde-fænomenet samt en digitalisering af flere interne processer. Selv virksomhedernes HR-processer har oplevet en større digitalisering og eksperterne mener, at denne tendens er kommet for at blive!

Ifølge en nylig HR-undersøgelse rekrutterede en tredjedel af de adspurgte virksomheder nye medarbejdere 100 % digitalt under pandemien, og mange af dem benytter sig fortsat af en mere digital rekrutteringsproces. Derudover svarede flere af virksomhederne, at deres onboardingproces også i højere grad er blevet effektiviseret gennem digitale tiltag.

Men er digitale HR-processer som rekruttering og onboarding en trend, der virkelig er kommet for at blive? Hvilke fordele og ulemper skal man som virksomhed være opmærksom på?

 

I dette blogindlæg har vi samlet et overblik over lige præcis sådanne spørgsmål, så du som virksomhed kan blive klogere på, hvordan vi udnytter de digitale værktøjer, som pandemien har medført, når det angår rekruttering og onboarding. 

 

 

Sådan har Corona pandemien påvirket HR-processer

Ifølge en undersøgelse udarbejdet af Benify i 2021 har pandemien medført flere signifikante ændringer for arbejdsmarkedet og især virksomhedernes HR-afdelinger har oplevet større ændringer. Undersøgelsen bevidner, at især 3 underområder har været under drastisk ændring: hjemmearbejde, rekruttering og onboarding.

 

Langt størstedelen af de adspurgte virksomheder (89 %) bekendtgjorde, at de har opfordret medarbejderne til at arbejde hjemmefra under pandemien. En opfordring, der forsat lyder fra mange af dem efter pandemien (77 %). Samtidig ser pandemien ud til at have haft en markant påvirkning på vores holdninger til fjernarbejde, og virksomhederne syntes i langt højere grad at fokusere på de mange fordele ved fjernarbejde fremfor dets ulemper. En tendens, der er skrevet meget mere om i vores blogindlæg fra sidste uge omhandlende en mere fleksibel arbejdsplads.

 

Undersøgelsen viser desuden, at flere af virksomhederne er begyndt helt eller delvist at digitalisere deres rekrutteringsproces. Hele 33 % af virksomhederne svarer desuden, at de har gennemført hele rekrutteringen uden at have mødt kandidaterne fysisk, hvilket mange af dem også har til hensigt fortsat at gøre efter pandemien. Herudover er store dele af onboardingproces enten allerede blevet eller med hensigt på at blive mere digitaliseret i den nærmeste fremtid. Faktisk svarer over en tredjedel af de adspurgte, at onboarding-processen er det område, der prioriteres højest mht. digitalisering i den nærmeste fremtid.

 

Digital Rekruttering af jobkandidater

Mange virksomheder har efter corona-pandemien indset, at det faktisk er muligt at gennemføre en succesfuld rekruttering uden at møde kandidaten personligt. Nogle virksomheder har selv integreret værktøjer internt, der har muliggjort denne mere digitale standard for rekruttering, mens andre virksomheder har gjort brug af et eksternt rekrutteringsbureau. Men trods denne ændring i vores opfattelse af, hvad digital rekruttering kan bruges til, skal det ikke være nogen hemmelighed, at denne nye tendens både har sine fordele og ulemper. Baseret på vores egne erfaringer med en 100% digital rekrutteringsproces, har vi her samlet en oversigt på faktorer I, som virksomhed, bør være opmærksomme på.

 

Fordele ved en mere digital rekrutteringsproces 

 
Mere effektive processer 

En mere digitaliseret proces muliggør først og fremmest større proaktivitet gennem rekrutteringsprocessen. Det betyder, at det i højere grad er muligt at aktivere, de kandidater, der ellers er passive og egentlig ikke er på udkig efter nye jobmuligheder ved at nå ud til de potentielle kandidater, der hvor de færdes – nemlig på SoMe kanaler og lignende platforme. Samtidig betyder det også, at I hurtigt og effektivt kan sortere de kandidater fra, der ikke er relevante for den ledige stilling, hvilket dermed kan spare jer for en bunke af ikke-egnede CV´s, der skal sorteres fra. Med digital rekruttering er det i højere grad muligt at ramme de interesserede kandidater og indkredse et felt af motiverede og egnede kandidater. Desuden er både de interesserede kandidater og ansættende ledere ofte mere fleksible i deres tidspunkter ved afholdelse af digitale interviews fremfor interviews, der skal foretages ved fysisk fremmøde. I sidste ende undgår I både tid -og ressourcespild og ansættelsesprocessen vil derfor forekomme både mere effektiv og succesfuld.

 

Tydeligere struktur

Jo mere struktur der er i din rekrutteringsproces, jo mere øges dit neutrale sammenligningsgrundlag og derved sandsynligheden for en succesfuld rekruttering. Under digitale interviews kan du i højere grad sikre en vis struktur, da du kan forberede spørgsmål og tage noter undervejs uden at kandidaten opfatter dig som uengageret. Derudover, er det i højere grad nemmere at gøre brug af feedback, da et digitalt spørgeskema kan sendes til kandidaten kort efter samtalen, der derved sandsynligvis stadig sidder foran computeren med samtalen i frisk erindring.

 

Fokus på kompetencer fremfor fremtoning 

Det er ingen hemmelighed for nogen, at vores underbevidsthed i høj grad kan påvirke vores dømmekraft. Et godt førstehåndsindtryk baseret på et fast håndtryk, pæn påklædning og fremtoning kan hurtigt være udfaldsgørende for vores bedømmelse af kandidaten ved fysiske interviews. Ved interviews, der foretages online vil sådanne bjørnefælder i højere grad elimineres, og bedømmelsen vil derfor i langt højere grad være kompetencebaseret. Derved kan evalueringen af kandidater være langt mere retfærdig under mere digitale interviewmodeller, da forstyrrelser som personlige bias og vores underbevidsthed ikke vil påvirke vores beslutninger i samme omfang, som ved fysisk afholdelse.

 

Digital onboarding af medarbejdere

Traditionelt set har onboarding processen primært involveret de mere fysiske interaktioner mellem den (potentielle) medarbejder og virksomheden. Processen involverer typisk nogle workshops, introduktioner til værktøjer og platforme, udarbejdelse af papirarbejde af forskellige formater og interaktioner med ledere og andre nøglepersoner.

Men disse traditionelle processer tager både lang tid og forårsager ofte betydelige variationer i metoder og budskaber til nye medarbejdere, da den nødvendige tid ikke altid bliver prioriteret, når der er travlt på kontoret. Desuden viser flere undersøgelser af jobmarkedet at mange informationer ofte går tabt midt i de utallige beskeder, som den nye ansatte vil få i løbet af den første periode på arbejdspladsen.

 

Derfor har flere og flere virksomheder fået øjnene op for mere digitale løsningsmodeller, når det gælder onboarding processen. Her kan det eksempelvis være en idé, at fokusere på at lave en digital udviklingsplan for de nye medarbejdere, der kan være med til at gøre onboarding processen mere struktureret og ensartet samtidig med, at den kan øge den nye medarbejders engagement.

 

Fordele ved en mere digital onboardingproces 

 

Stigende medarbejder-fastholdelsesprocent 

Ifølge en undersøgelse foretaget af Aberdeen Group, har virksomheder, der tilbyder formel onboarding til medarbejdere gennem en mere digitaliseret proces en gennemsnitlig fastholdelsesrate på 86 procent. Dette er 30 procentpoint bedre end de virksomheder, der ikke gør brug af digitale værktøjer.

 

Højere “Revenue Growth”

Ifølge en anden undersøgelse foretaget af BCG vil en mere digitalt dreven onboardingproces på sigt betyde, at omsætningsvæksten vil stige med 250 %. Dette skyldes, at både virksomheden begrænser brugen af både ressourcer og tid brugt på onboardingprocessen samtidig med, at fastholdelsesprocenten begrænser mængden af kostbare turn-overs og undgår fejlansættelser.

 

Bedre struktureret tid

Onboarding kan både koste meget tid og selvfølgelig være dyrt. Traditionelle onboardingprogrammer kræver, at nye medarbejdere deltager i træningsarrangementer i timevis, nogle gange dage. Det er ikke kun deres tid, der er involveret, men også tid til underviserne, de deltagende ledere og de øvrige medarbejdere. Gennem en mere digitalt drevet onboardingproces kan I, som virksomhed sparer mange time og ofte vil resultatet i sidste ende være langt mere værdifuldt for den nye medarbejder.

 

Digitale onboarding-værktøjer får ny viden til at hænge fast

En af de største udfordringer for organisationer og HR er at opnå viden under onboardingaktiviteter. For den nye medarbejders perspektiv drejer denne viden sig primært om virksomheden, opgaverne og de nye kollegaer, men fra leders perspektiv drejer det sig i sær også om at lære den nye medarbejder og han/hendes styrker og svagheder at kende. Anskaffelse af meget af denne viden kan ofte opnås gennem digitale værktøjer, der kan styrke onboardingprocessen.

 

Udfordring ved en mere digital rekrutterings- og onboardingproces

HR er som velkendt den afdeling, der står for Human Resources i en virksomhed, og de er derfor kendt for at være medarbejdernes højre arm, når det kommer til trivsel, arbejdsforhold og udvikling. At digitalisere en så essentiel del af en virksomhed er derfor ikke uden udfordringer.

 

Udfordring #1: Udvikling af en digital virksomhedskultur

At digitalisere HR-processer går hånd i hånd med en mere digital virksomhedskultur. Derfor er det vigtigt, at HR identificerer en mere digital strategi samtidig med at virksomhedskulturen fastholdes og ikke afviger fra virksomhedens oprindelige kerne-vision. Her er det i sær vigtigt at holde medarbejderne i hånden undervejs og bruge deres viden og erfaring under udviklingen af transformationen. Dermed oplever medarbejderne større grad af medbestemmelse og bevidsthed ift., hvilken retning virksomheden bevæger sig i. Det er altså vigtigt at forklare nye praksisser for medarbejderne, så de ikke bliver tabt eller føler sig overset gennem virksomhedens digitale transformation.

 

 

Udfordring #2: at hjælpe ledere med deres digitale transformation

Det er vigtigt at hjælpe ledere og HR-partnere med at opdatere deres ledelsesstile ved at udfordre og ændre deres roller og ansvar. Der skal ydes støtte til medarbejdere på alle niveauer i hierarkiet, især mellemledere, der oftest er fokuseret på top-down tilgange, som undermineres af digitalisering. Især at give konstruktiv kritik og tage en mere iværksætterorienteret, mindre hierarkisk tilgang er stærke indikatorer for digital ledelsespraksis

 

Udfordring #3: Medarbejderoplevelsen skal gentænkes 

I takt med en mere digitaliseret HR-afdelingen er det essentielt, at virksomheden sætter øget fokus på medarbejdernes trivsel og evaluering heraf. At forbedre medarbejderoplevelsen betyder, at man betragter medarbejdertilfredshed som nøglen til virksomhedens præstation. Det kan derfor være en god idé at have et øget fokus på forbedret intern kommunikation, mere samarbejde og fokus på princippet om goodwill (retten til at begå fejl). I virkeligheden lægger udfordringen især i, at digitale processer ofte besværliggør opbyggelsen af nye relationer. 

 

Et element, der er yderst essentielt i onboardingprocessen og som kræver stort fokus på kommunikation. Heldigvis kan videokonferenceprogrammer, apps og andre digitale værktøjer give virksomheder mulighed for at ansætte og onboarde nye medarbejdere på afstand. Videoværktøjer er gode til at opbygge relationer, dele store mængder information og introducere den nye medarbejder til programmer og opgaver under onboardingprocessen. Her kan det være en god idé at dele din skærm, og optage møder, når det er muligt, så din nye medarbejder kan vende tilbage til mødeoptagelsen, hvis der opstår spørgsmål bagefter.

 

Er løsningen digitalt?

Ifølge vores erfaringer inden for feltet står store dele af HR-afdelingerne overfor forandringer i en mere digitaliseret hverdag. Samtidig er flere dele af maskinen også yderst afhængig af fysiske interaktioner, hvorfor en kombination af digitale værktøjer og fysisk relationsdannelse ofte forekommer optimalt for de fleste virksomheder. Når flere og flere HR-processer bliver overvejende digitaliseret, kræver det også, at organisationen skal blive endnu bedre til at definere HR’s rolle og funktioner. 

 

Der er altså et stort digitaliserings- og automatiseringspotentiale at finde i HR. Et potentiale, der ikke blot vil give HR mere tid til forretningsudviklende kerneopgaver, men også øge afdelingens indflydelse på tværs af virksomheden markant. 

 

Måske det er tid til at putte teori i praksis og høste fordelene ved en mere digital rekrutterings -og onboardingproces? Særligt hvis virksomheden arbejder dybdegående med talent acquistion og ønsker at forandre virksomheden med talent acquistion

 

Husk, vi er aldrig mere end et klik væk, hvis du ønsker rådgivning eller indsigt i, hvordan vi kan hjælpe dig med at udnytte fordelene ved en mere digital rekrutteringsproces. Du skal derfor ikke tøve med at kontakte os for at få hjælp. 

 

 

Nicklas Mohr Andersen

Kommerciel Direktør

Uforpligtende sparring til din rekrutteringsstrategi

Jeg ved hvordan du skaber en effektiv rekrutteringsstrategi, og hvordan du skaber en stærk relation med de bedste kandidater i markedet - kandidater som du ellers ikke ville tiltrække via de gamle og traditionelle metoder. Vil du have min uforpligtende sparring, så er jeg klar.